A consulta das FAQ’s tem como objetivo esclarecer dúvidas rápidas ou recorrentes de forma simples e acessível. No entanto, não substitui nem dispensa a leitura dos documentos oficiais e regulamentos aplicáveis, que devem ser sempre consultados para garantir o cumprimento integral das normas em vigor.
No site do CESAM, as FAQ’s constituem um complemento informativo, facilitando o acesso imediato a respostas frequentes, mas não se sobrepondo à informação constante nos documentos e regulamentos institucionais.
Aquisições de bens e serviços
A. Geral
Apenas os Membros Integrados (MI) e Investigadores Responsáveis (IR) dos projetos podem solicitar cabimentos.
O requisitante deve copiar o IR ou responsável em CC no email, para que os serviços assumam a existência de autorização prévia. A obtenção desta autorização prévia é da exclusiva responsabilidade do requisitante.
Não. Alunos de doutoramento não estão autorizados a solicitar cabimentos.
Todos os pedidos devem ser enviados para cesam-aquisicoes@ua.pt.
Não. Nenhuma despesa pode ser efetuada sem cabimento prévio.
Deve enviar imediatamente um email solicitando a anulação ou a redução do cabimento. A não comunicação da anulação ou redução do cabimento prejudica todo o CESAM, pois significa orçamento cativo sem possibilidade de ser usado para necessidades efetivas.
B. Contratação de Recursos Humanos – Bolsas de Investigação
Após os primeiros 6 meses de pagamento inicial.
Preencher o formulário de reembolso do SSV, anexar recibos de pagamento e incluir o comprovativo da Segurança Social. Após os primeiros 6 meses iniciais, os recibos devem ser entregues mensalmente.
Informar os serviços, o mais rápido possível para libertar orçamento para outras necessidades reais, enviando um email para cesam-aquisicoes@ua.pt.
Os Serviços do CESAM não o podem fazer. A responsabilidade da atualização da informação constante no rhumo cabe exclusivamente aos Serviços Centrais da UA, devendo assumir-se que a mesma está de acordo com a legislação e normas em vigor.
Não. Os processos, enviados exclusivamente por um dos orientadores (e não pelo bolseiro), têm de ser acompanhados de toda a documentação, incluindo comprovativo de matrícula. Sem esse comprovativo não se pode dar início ao processo. O envio de processos incompletos (ex.: sem certificado de matrícula) não os coloca em fila de espera, nem reserva prioridade até à receção da documentação em falta.
C. Aquisição de Bens e Serviços
Enviar a requisição para cesam-aquisicoes@ua.pt com:
- Centro de custos;
- Nome e NIF do fornecedor;
- Valor correto (baseado em orçamento);
- Rúbrica do projeto.
Deve enviar os respetivos nome/designação, endereço completo, NIF, telefone, email e IBAN validado conforme regras da UA.
Para esta despesa independentemente do valor, tem de se fazer um procedimento. Assim devem solicitar a minuta para preenchimento via cesam-aquisicoes@ua.pt.
Sim. É obrigatório usar a fórmula oficial, pelo que devem consultar https://www.cesam-la.pt/referencias-de-financiamento/
Sim. Apenas esta afiliação é considerada válida; menções adicionais (ex.: laboratórios, grupos ou edifícios) não devem ser incluídas, sob pena de não serem elegíveis para financiamento.
D. Inscrições em Eventos
Enviar email para cesam-aquisicoes@ua.pt com:
- PDF de equiparação a bolseiro (Investigadores/Docentes).
- PDF de autorização do Vice-Reitor (Bolseiros/Alunos).
- Dados da entidade emissora do recibo;
- Detalhes do evento (nome, datas, local);
- Nome do participante;
- Tipo de vínculo com a UA;
- Informação se apenas vai assistir ou se vai apresentar poster/comunicação.
Sim, a entrega do certificado é obrigatória.
Sempre que a fatura discrimine outros serviços de carácter complementar (ex. refeições…), é descontado esse montante ao valor total a pagar se for reembolso, se for para pagar diretamente ao fornecedor a fatura não é aceite.
É possível, mas esta situação deve ser evitada. Deve-se ter em conta que apenas é reembolsável o valor da inscrição. Nestes casos, é obrigatória a apresentação de um comprovativo de pagamento. Não são elegíveis despesas associadas a transações bancárias.
E. Deslocações e Ajudas de Custo
Enviar PDF de equiparação a bolseiro (Investigadores/Docentes) ou PDF de autorização do Vice-Reitor (Bolseiros/Alunos).
Deve (i) Indicar datas e horário de saída e regresso; (ii) especificar a percentagem que quer receber: 100%, se o alojamento não for pago à parte; 50% (em Portugal) ou 70% (no estrangeiro), se o alojamento for pago à parte, e (iii) entregar o Boletim de Itinerário original caso não seja assinado com assinatura digital certificada.
Sim. As normas relativas ao abono de ajudas de custo e de transporte pelas deslocações em serviço público encontram-se estabelecidas em legislação própria.
O Boletim Itinerário é o documento base para processar a despesa de ajudas de custo e de transporte pelas deslocações efetuadas em serviço público, por pessoas com vínculo à função pública. Sempre que ocorra uma deslocação em serviço público, quer por pessoas com vínculo profissional à UA, quer por outras pessoas com vínculo à função pública cuja deslocação se enquadra na missão e atividade da UA, o documento de suporte à despesa é o Boletim Itinerário.
Quando se tratam de deslocações efetuadas por bolseiros ou pessoas sem vínculo à função pública, o documento de suporte da despesa é o Mapa de Deslocação acompanhado de um Despacho de atribuição do subsídio de deslocação emitido pelo órgão responsável.
Sim, é possível solicitar o pagamento antecipado de ajudas de custo.
Sim. Sempre que existam viaturas do CESAM disponíveis, a sua utilização é obrigatória. O combustível exige cabimentação prévia no CC indicado pelo MI do CESAM; as portagens não exigem cabimentação prévia, são processadas via cabimento central da UA e os respetivos custos são suportados pela Gestão do CESAM. Ver outras FAQs para condições de uso de viatura própria e autorizações. As viaturas do CESAM podem ser conduzidas por titulares de carta de condução categoria B, ligeiros
Enviar pedido de autorização prévia e comprovativo dos quilómetros percorridos.
As deslocações efetuadas em viatura da UA/alugada/própria têm, obrigatoriamente, de ser autorizadas pelo Diretor do CESAM e em data anterior à deslocação, usando a minuta em uso no CESAM. O pedido de autorização deve apresentar claramente o motivo pelo qual se torna imprescindível a utilização da viatura da UA/alugada/própria em detrimento de transportes públicos. O documento de autorização prévia para deslocação em viatura da UA/alugada/própria deve vir acompanhado do itinerário onde são evidenciados os quilómetros percorridos.
Regra geral, as deslocações efetuadas em viatura própria, por conveniência do interessado, para localidades servidas por transportes públicos, poderão ser autorizadas, mas o pedido de cabimento tem de ser obrigatoriamente acompanhado da autorização prévia do Diretor do CESAM. No entanto, o reembolso da despesa com a deslocação será no montante correspondente ao custo das passagens no transporte coletivo, conforme o n.º 4, art.º 20, DL 106/98.
Quando a deslocação é efetuada em viatura própria, o reembolso é ao km, quaisquer outras despesas (como por exemplo, portagens, combustível, parque de estacionamento ou outras despesas de transporte) não são elegíveis.
As despesas com portagens e combustível são elegíveis nas situações em que a deslocação é efetuada em viatura alugada ou viatura da UA, desde que devidamente justificadas e autorizadas previamente.
No caso da deslocação em viatura própria quaisquer despesas relacionadas com danos da viatura, são da responsabilidade do próprio.
Sim, desde que tenha sido feito o devido cabimento e a deslocação esteja devidamente justificada.
Sim, desde que a fatura ou similar esteja em conformidade com os requisitos obrigatórios para que sejam processadas ara pagamento
Sim. É obrigatória a apresentação de comprovativos em nome e com o NIF da UA. Caso não exista formato eletrónico, os originais devem ser entregues aos Serviços do CESAM.
F. Alojamento
Só são permitidos hotéis de 3 estrelas.
Não, a lei não o permite. Em casos excecionais, é necessária uma autorização prévia do Sr. Administrador.
Para este tipo de estabelecimentos é necessária uma justificação.
Deve enviar o (i) nome, NIF e endereço do hotel, (ii) classificação hoteleira, (iii) nome e período de estadia do hóspede, (iv) localidade e motivo detalhado da necessidade do alojamento.
Pode, desde que também contenha toda a informação obrigatória para que possa ser paga pela UA (UA, NIF e número de compromisso).
São elegíveis apenas despesas referentes ao alojamento. Sempre que uma fatura apresente despesas não elegíveis (pequeno-almoço, outras refeições, serviços de internet, comunicações ou quaisquer serviços adicionais), os seus valores devem ser descontados ao valor a pagar.
Sim, desde que tenha cabimento prévio. Quando se trata de um reembolso referente a um alojamento em Portugal, a lei só permite 85€/noite.
G. Publicação de Artigos
Deve indicar (i) título, (ii) autores, (iii) NIF, nome e endereço da entidade emitente da fatura, e respetivo IBAN.
H. Transporte de Amostras
Descrição do material e endereço completo do destinatário.
I. Pagamento de Faturas pela UA
Os Serviços Centrais só pagam faturas originais (não são consideradas válidas cópias ou duplicados das faturas) e que, obrigatoriamente, contenham a seguinte informação: (i) nome e NIF da UA, (ii) número de compromisso.
Não, a Universidade de Aveiro não paga IVA nas compras efetuadas a empresas localizadas na União Europeia. As faturas emitidas por essas empresas são obrigatoriamente emitidas sem IVA, dado que o IVA é liquidado no país de destino (Portugal) pelo mecanismo de autoliquidação (reverse charge). Ou seja, a UA deve declarar e pagar o IVA em Portugal, não sendo cobrado pela empresa estrangeira. A fatura deve conter os dados do fornecedor e da UA, incluindo os números de identificação fiscal para efeitos de IVA, a descrição da operação, a data de emissão, a indicação de que a transação está sujeita a autoliquidação pelo adquirente, e é obrigatória a menção do número de compromisso, sem o qual a fatura não pode ser paga pela UA. Esta regra aplica-se apenas a compras entre sujeitos passivos de IVA na UE e pressupõe a validação prévia do número de IVA da UA no sistema VIES.
Sim, a lei a isso obriga. A informação obrigatória (e.g. número de compromisso) pode, por exemplo, ser incluída no nome/endereço constante da fatura, ou no seu descritivo, a exemplo do que se passa nas empresas portuguesas.
Os Serviços Centrais só pagam faturas originais; não são consideradas válidas cópias ou duplicados das faturas. A apresentação para pagamento de 2ªs vias tem de estar justificada, cabendo aos serviços centrais a decisão última sobre a validade dessa justificação.
Para que uma fatura seja enviada aos serviços centrais para pagamento, os Serviços do CESAM precisam de receber a validação da mesma, por parte do responsável pelo pedido de cabimento. Essa validação feita por assinatura eletrónica informando que os bens ou os serviços respeitantes à «fatura xpto» foram recebidos ou prestados em boas condições. Sem esta validação, não é possível processar o pagamento da fatura.
Sim, é obrigatória essa indicação no ato da validação da fatura, para fins de inventário, devendo-se informar a localização do(s) equipamento(s) usando a nomenclatura usada na UA: nºs do edifício, piso e sala.
A UA tem um prazo máximo de 90 dias, após a data de vencimento para proceder ao pagamento de faturas. Após esse prazo, a lei não permite que essa faturas sejam pagas, pelo que as mesmas devem ser enviadas para os Serviços do CESAM imediatamente após a sua receção.
Sim, mas o processo é mais demorado porque trata-se de uma transferência bancária em moeda do país destino. Pode demorar mais de 30 dias.
O responsável pelo pedido de cabimento, mediante assinatura digital certificada com a menção «material recebido em boas condições» ou «serviços prestados em boas condições». Sem esta validação, o pagamento não pode ser processado.
J. Financiamento e Elegibilidade
Não. As regras aplicadas ao financiamento direto da FCT ao CESAM podem diferir das regras impostas pelos financiadores dos projetos, podendo ser mais ou menos restritas. O CESAM apenas verifica a elegibilidade das despesas realizadas com as verbas atribuídas pela FCT diretamente ao CESAM. A elegibilidade das despesas realizadas no âmbito de cada projeto é da responsabilidade exclusiva do respetivo IR que, em caso de dúvida, deve consultar previamente o gestor do projeto na UA.
Não. Essa competência é dos Serviços de Gestão Financeira (SGRF) dos Serviços Centrais, que atribuem e abrem o Centro de Custo e notificam, em simultâneo, o Investigador Responsável e os Serviços de Apoio do CESAM.